Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika i koszty, jakie poniesiesz? Poradnik

Zatrudniając pracownika, należy oczywiście liczyć się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia za pracę. To z kolei skutkuje szeregiem obowiązkowych składek i podatków, które dotyczą każdego pracodawcy. Jak prawidłowo obliczyć wynagrodzenie netto oraz całkowite koszty zatrudnienia? W tym poradniku przedstawiamy najważniejsze składniki wynagrodzenia oraz pokazujemy, jak można szybko i precyzyjnie przeprowadzić obliczenia.

Formy umów i obowiązkowe składki

Fundamentalne znaczenie dla wysokości wynagrodzenia oraz kosztów ponoszonych przez pracodawcę ma wybór formy zatrudnienia. Pracownik jest osobą fizyczną zatrudnioną na podstawie stosunku pracy, a więc obowiązku wykonywania określonej pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. W tym przypadku właściwą formą relacji prawnej jest umowa o pracę, która wiąże się z obowiązkiem opłacania pełnego pakietu składek ZUS, w tym na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W praktyce gospodarczej często spotykane są także inne formy zatrudnienia lub współpracy, w tym:

• umowa-zlecenie – w zależności od statusu ubezpieczeniowego zleceniobiorcy może wymagać odprowadzania składek emerytalnych, rentowych i zdrowotnych;
• umowa o dzieło – nie podlega składkom ZUS, ale może być obciążona podatkiem dochodowym;
• kontrakt B2B – samodzielna działalność gospodarcza, gdzie pracownik opłaca składki ZUS oraz podatek dochodowy w zależności od formy opodatkowania.

Jak obliczyć wynagrodzenie krok po kroku?

Wiedząc już, jakie składniki powinny być uwzględniane w każdej formie relacji prawnej z osobą zatrudnioną, musisz dowiedzieć się, jak obliczyć wynagrodzenie. Podstawą jest wynagrodzenie brutto widniejące w umowie o pracę. Na jego podstawie oblicza się składki finansowane przez pracownika. W 2025 roku jest to odpowiednio:

• 9,76% – składka emerytalna,
• 1,5% – składka rentowa,
• 2,45% – składka chorobowa,
• 9% – składka zdrowotna (z czego 7,75% można odliczyć od podatku dochodowego).

Kolejnym etapem jest obliczenie zaliczki na podatek dochodowy.

• Dla dochodów do 120 tysięcy złotych rocznie przyjmuje się 12%,
• nadwyżka powyżej tego limitu opodatkowana jest stawką 32%.

W obliczeniach należy uwzględnić kwotę wolną od podatku (30 000 zł) i ewentualnie ulgę podatkową. Uzyskany wynik jest podstawą do obliczenia wynagrodzenia netto.

Czy to wyczerpuje kwestię kosztów ponoszonych przez pracodawcę? Nie. Powinien on jeszcze dodatkowo obliczyć składki ZUS finansowane przez podmiot gospodarczy. Są to:

• składka emerytalna – 9,76%,
• składka rentowa – 6,5%,
• składka wypadkowa – 1,67%,
• Fundusz Pracy – 2,45%,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%,
• opcjonalnie PPK (1,5–4% w zależności od wysokości wpłat).

Przykładowo, w 2025 roku pracownik wynagradzany minimalną pensją w wysokości 4666 zł brutto otrzymuje 3510,92 zł netto, a całkowity koszt zatrudnienia wynosi 5621,60 zł. Alternatywą dla ręcznych obliczeń jest kalkulator wynagrodzeń B2B.

Szybkie i precyzyjne obliczenia z kalkulatorem Firmove.pl

Ręczne wyliczenia mogą być skomplikowane i nieprecyzyjne, zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów. Aby uniknąć błędów i zaoszczędzić czas, warto skorzystać z kalkulatora wynagrodzenia na Firmove.pl.

Dzięki niemu:

• obliczysz wynagrodzenie netto i brutto w kilka sekund,
• poznasz rzeczywisty koszt zatrudnienia,
• uwzględnisz ulgi podatkowe i składki,
• przygotujesz się do negocjacji z pracownikiem.

Wystarczy wpisać wynagrodzenie brutto i wybrać odpowiednie parametry, aby otrzymać szczegółowe zestawienie kosztów dla pracownika i pracodawcy.