Niszczenie dokumentacji zgodnie z RODO w Warszawie

Jednym z obowiązków administratora danych jest ich usunięcie niezwłocznie, gdy przestaną być wymagane lub potrzebne. Najczęściej oznacza to konieczność zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Jak robić to zgodnie z RODO?

RODO a niszczenie dokumentów

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych dotyczy dokumentów, które te dane zawierają. Niemniej jednak przepisy często przenosi się na grunt innego typu dokumentacji, w zakresie której ustawodawca nie podaje jednoznacznych rozwiązań. Co o niszczeniu dokumentów mówi RODO? Nakłada ono na przedsiębiorcę obowiązki dotyczące:

• niezwłocznego usunięcia danych, gdy przestaną być wymagane lub potrzebne,
• niezwłocznego usunięcia danych na żądanie osoby, której dotyczą (zasada ta znajduje zastosowanie w przypadku dokumentacji, której administrator nie ma obowiązku przechowywać),
• zabezpieczenia danych na czas niszczenia dokumentów,
• niszczenia dokumentacji w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe.

Co ciekawe, w rozporządzeniu nie znajdziemy żadnych szczególnych wytycznych dotyczących na przykład właściwości niszczarek do papieru czy sposobu utylizacji nośników danych. Ustawodawca nie wskazuje też, co należy zrobić ze zniszczonymi dokumentami, jednak rozwiązania w tym zakresie znajdziemy w innych przepisach.

Jak niszczyć dokumentację zgodnie z RODO?

Niszczenie dokumentów w Warszawie, o którym więcej można przeczytać na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/warszawa/,  obejmuje zarówno te formie papierowej, jak i elektronicznej. Ustawodawca w każdym przypadku nakłada na przedsiębiorcę takie same obowiązki. W pierwszym kroku należy upewnić się, że dokumenty mogą zostać zutylizowane. Następnie zabezpieczamy je do czas, gdy zostaną poddane niszczeniu. W tym celu możemy skorzystać z metody bezpiecznych pojemników, która zakłada przechowywanie dokumentacji w specjalnych, szczelnych pojemnikach, które zabezpieczają przed dostępem osób trzecich. Dokumenty niszczymy w taki sposób, aby odtworzenie danych nie było możliwe. RODO nie podaje jednak w tym kontekście żadnych konkretów, dlatego warto posiłkować się międzynarodową normą DIN 66399. 

Kto może niszczyć dokumenty firmowe?

RODO wyraźnie podkreśla konieczność powierzenia dokumentów osobom, które będą zajmować się ich przetwarzaniem. Chodzi o to, aby ograniczyć dostęp osób trzecich, a dodatkowo zawęzić odpowiedzialność. Niestety, RODO nie wskazuje w sposób jednoznaczny, jakie kompetencje powinny mieć osoby zajmujące się niszczeniem dokumentów. Praktyka pokazuje jednak, że muszą one znać obowiązujące przepisy. Ważne jest także doświadczenie w pracy z danymi osobowymi. Firmy nie mają jednak obowiązku zatrudniać dodatkowego pracownika, co generowałoby koszty. Dobrym rozwiązaniem jest współpraca z podmiotem zewnętrznym, który specjalizuje się w utylizacji dokumentów, ich archiwizacji czy bieżącym przetwarzaniu. RODO w wielu przedsiębiorcach budzi lęk i obawy, głównie ze względu na złożoność przepisów. Ich nieznajomość nie zwalnia z odpowiedzialności, zatem, chcą się odpowiednio zabezpieczyć, warto współpracować z ekspertami.