Jak rozliczać paliwo i opłaty drogowe w firmie?

Każdy, kto prowadzi firmę transportową lub logistyczną, wie, że taki biznes wiąże się z koniecznością szczegółowego kontrolowania wydatków na paliwo i opłat drogowych. Tradycyjne zbieranie papierowych faktur to bardzo czasochłonne i angażujące zajęcie. Do tego trzeba bardzo uważać, aby się nie pomylić w rozliczeniach. Jak uporządkować te procedury, aby księgowość działała sprawnie, a firma nie traciła czasu i pieniędzy na zbędną biurokrację?

Karta paliwowa dla firmy – jedno wygodne zestawienie zamiast setek paragonów

Klasyczny model rozliczania tankowania w firmie polega na przekazywaniu kierowcom gotówki lub kart płatniczych. Po powrocie z trasy pracownik przynosi do rozliczenia komplet paragonów i faktur, które trzeba ręcznie zweryfikować, zaksięgować oraz przypisać do konkretnego auta. Generuje to duży nakład pracy, a także stwarza ryzyko zagubienia dokumentów. Często to również dodatkowe koszty, bo trzeba zatrudnić osoby odpowiedzialne za pilnowanie takich rozliczeń.

Czy jest na to jakieś proste i skuteczne rozwiązanie? Okazuje się, że tak. Dla firm dobrze sprawdzają się specjalne, bezgotówkowe karty paliwowe, dostępne na przykład na https://e100.eu/pl/karty-paliwowe. Dzięki nim wszystkie transakcje realizowane przez kierowców na stacjach tankowania trafiają automatycznie do jednego systemu. Firma otrzymuje cyklicznie zbiorczą fakturę, co znacznie ułatwia pracę działu finansowego. Osoba zarządzająca flotą może łatwo sprawdzić, kiedy, gdzie i ile paliwa pobrano do danego pojazdu. Przekłada się to na lepszą kontrolę nad budżetem oraz ogranicza ryzyko nieuzasadnionych wydatków.

Sprawna obsługa przejazdów drogowych

Kolejnym obszarem wymagającym stałej uwagi osób zarządzających w firmach, gdzie wydatki na paliwo i przejazdy stanowią istotny koszt, to kontrolowanie wydatków na infrastrukturę drogową. W Polsce oraz w innych krajach europejskich obowiązują elektroniczne systemy poboru opłat za przejazdy wybranymi odcinkami dróg krajowych, autostrad czy ekspresówek.

Obowiązek rejestracji przejazdów dotyczy m.in. pojazdów ciężarowych, autobusów oraz zestawów z przyczepami o łącznej masie powyżej 3,5 tony. Współczesne rozliczanie e-TOLL takie, jak rozwiązanie dostępne na https://e100.eu/pl/produkty/toller/oplaty-drogowe-w-polsce/etoll można wygodnie łączyć z systemami flotowymi. Wykorzystanie odpowiednich urządzeń pokładowych pozwoli Twojej firmie na automatyczne naliczanie opłat za pokonane odcinki bez konieczności zatrzymywania się na bramkach. Środki za przejazdy są rozliczane w ramach tego samego profilu, z którego korzysta się przy tankowaniu. Oznacza to brak konieczności osobnego doładowywania kont przed każdym wyjazdem w trasę. To znaczna oszczędność czasu oraz zasobów operacyjnych – a więc również pieniędzy w firmie.

Kontrola kosztów i automatyzacja dokumentacji

Zintegrowane zarządzanie wydatkami drogowymi przynosi realne korzyści w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Główne zalety to przede wszystkim mniej biurokracji, większe bezpieczeństwo oraz ułatwione odzyskiwanie podatku VAT z transakcji zagranicznych.